Organizacja konferencji zależy od celów i potrzeb organizatorów. Bez względu na to, czy konferencja jest bezpłatna, czy płatna, decyzja ta zwykle zależy od celów i budżetu organizatora.
Bezpłatne konferencje mogą być bardziej dostępne dla osób, które nie mają wystarczającej ilości środków finansowych na pokrycie kosztów rejestracji, podróży i pobytu. Bezpośrednie skutki bezpłatnych konferencji to zwiększenie liczby uczestników i większa różnorodność wśród uczestników.
Jednakże, konferencje płatne mogą zapewnić wyższą jakość prezentacji, sesji panelowych i materiałów szkoleniowych. Ponadto, ponieważ uczestnicy płacą za udział w konferencji, organizatorzy mają więcej funduszy na zapewnienie wygodnych miejsc, wyżywienia i najlepszych prelegentów.
Podsumowując, zarówno bezpłatne, jak i płatne konferencje mają swoje wady i zalety. Bezpośredni wybór zależy od celów organizatora, targetu grupy docelowej i dostępnych środków finansowych.
