Organizacja konferencji to skomplikowany proces, który wymaga nie tylko wyboru odpowiedniego miejsca, ale także zorganizowania wielu innych usług około-konferencyjnych, które pomogą uczynić wydarzenie jeszcze bardziej udanym i wygodnym dla uczestników.
Poniżej przedstawiamy kilka z tych usług.
Catering. Catering to jedna z najważniejszych usług około-konferencyjnych, która zapewnia uczestnikom wydarzenia wyżywienie. W zależności od preferencji organizatorów, catering może obejmować zarówno lekkie przekąski, jak i pełne posiłki. Catering można zamówić bezpośrednio od hotelu lub zewnętrznej firmy cateringowej.
Tłumaczenie symultaniczne. Jeśli konferencja będzie miała międzynarodowy charakter, warto rozważyć skorzystanie z usług tłumacza symultanicznego, który będzie na bieżąco tłumaczył przemówienia prelegentów. Taka usługa wymaga specjalistycznego sprzętu oraz doświadczenia tłumaczy, więc warto zarezerwować ją wcześniej.
Wynajem sprzętu audiowizualnego. W przypadku większych konferencji, warto zadbać o odpowiednie wyposażenie w sprzęt audiowizualny, takie jak projektory, ekrany, nagłośnienie, mikrofony itp. Taki sprzęt można wynająć od specjalistycznych firm, które zajmują się wynajmem sprzętu audiowizualnego.
Usługi fotograficzne i filmowe. Warto pomyśleć o zatrudnieniu profesjonalnego fotografa lub operatora kamery, który zrobi zdjęcia lub nagranie z wydarzenia. Takie materiały są bardzo przydatne przy promocji kolejnych konferencji lub publikacji na stronie internetowej.
Transfery. Uczestnicy konferencji mogą potrzebować transportu z lotniska lub dworca do miejsca wydarzenia. W takim przypadku warto zorganizować transfery z firmą transportową, która zapewni komfortowy i bezpieczny transport.
Aktualności konferencyjne. Można zlecić firmie zewnętrznej, aby prowadziła blog lub profil społecznościowy z aktualnościami związanych z wydarzeniem. W ten sposób uczestnicy konferencji będą mieli łatwy dostęp do wszelkich informacji związanych z wydarzeniem.
Podsumowując, organizacja konferencji wymaga zorganizowania wielu usług około-konferencyjnych. Warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy zajmują się organizacją konferencji i oferują kompleksowe usługi w zakresie cateringu, wynajmu sprzętu audiowizualnego, tłumaczenia symultanicznego, usług fotograficznych
